Conservazione delle conversazioni con il servizio clienti
campanedicampo può conservare le comunicazioni intercorse tra il cliente e il servizio clienti, inclusi messaggi email, richieste tramite moduli di contatto, conversazioni relative agli ordini e comunicazioni di assistenza, esclusivamente per finalità legittime e proporzionate.
Le conversazioni con il servizio clienti possono essere conservate per le seguenti finalità:
- fornire assistenza relativa agli ordini effettuati sul sito;
- verificare lo storico delle richieste del cliente;
- gestire procedure di reso, cambio prodotto e rimborso;
- dimostrare la corretta gestione del rapporto contrattuale;
- prevenire frodi, utilizzi impropri del servizio o richieste abusive;
- migliorare la qualità del servizio clienti e delle procedure interne.
Le informazioni che possono essere conservate includono:
- contenuto delle comunicazioni inviate dal cliente;
- risposte fornite dal servizio clienti;
- data e ora delle comunicazioni;
- informazioni relative all’ordine collegato alla richiesta;
- documentazione allegata fornita volontariamente dal cliente.
Le conversazioni del servizio clienti vengono conservate esclusivamente per il periodo necessario alla finalità per cui sono state raccolte.
In condizioni normali:
Le comunicazioni generali di assistenza vengono conservate fino a 24 mesi dalla chiusura della richiesta, al fine di consentire la gestione di eventuali richieste successive e migliorare il servizio offerto.
Le conversazioni relative a ordini, resi, rimborsi o controversie possono essere conservate fino a 5 anni quando necessario per dimostrare l’esecuzione del contratto, gestire obblighi amministrativi o tutelare eventuali diritti legali.
Al termine dei periodi indicati, le informazioni vengono eliminate oppure rese anonime quando non sussiste più una base giuridica valida per la conservazione.
L’accesso alle comunicazioni del servizio clienti è limitato esclusivamente al personale autorizzato o ai fornitori di servizi necessari alla gestione dell’assistenza.
Le informazioni non vengono utilizzate per finalità diverse da quelle indicate e non vengono vendute o trasferite a soggetti terzi per finalità commerciali autonome.
Quando campanedicampo utilizza informazioni derivanti dalle richieste dei clienti per migliorare il servizio, tali dati vengono utilizzati secondo principi di minimizzazione e, quando possibile, mediante processi di anonimizzazione o aggregazione.
Il cliente mantiene tutti i diritti previsti dal GDPR, inclusi:
- diritto di accesso alle proprie comunicazioni personali;
- diritto di richiedere la rettifica di informazioni inesatte;
- diritto alla cancellazione quando non esistono obblighi legali che richiedano la conservazione;
- diritto alla limitazione del trattamento;
- diritto di opposizione nei casi previsti dalla normativa applicabile.